Tietosuojaseloste
1. Yleistä
1.1
Tässä tietosuojaselosteessa, jäljempänä Tietosuojaseloste, kerrotaan, miten Adampolis Finland Oy kerää, käsittelee, käyttää ja säilyttää henkilötietoja.
Tietosuojaseloste koskee henkilötietoja, joita saamme esimerkiksi verkkosivustomme, sosiaalisen median kanaviemme, sähköpostin, puhelimen, lomakkeiden, asiakassuhteen tai muun asioinnin yhteydessä.
1.2
Henkilötietoja käsitellään Euroopan parlamentin ja neuvoston yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä GDPR, Suomen tietosuojalain (1050/2018) sekä muun soveltuvan Suomen ja EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomen tietosuojalaki täydentää GDPR:n kansallista soveltamista.
1.3 Rekisterinpitäjä
Adampolis Finland Oy, jäljempänä Yhtiö
- Y-tunnus: 3315127‑8
- Osoite: Kartanonherrantie 5, 02920 Espoo
- Tietosuoja-asioiden sähköposti:bdar@adampolis.lt
1.4 Henkilötietojen käsittelyn periaatteet
Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita:
- Lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys: henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja avoimesti.
- Käyttötarkoitussidonnaisuus: henkilötiedot kerätään määriteltyihin, nimenomaisiin ja laillisiin tarkoituksiin.
- Tietojen minimointi: käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
- Täsmällisyys: henkilötietojen tulee olla täsmällisiä ja tarvittaessa ajantasaisia.
- Säilytyksen rajoittaminen: henkilötietoja säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista.
- Eheys ja luottamuksellisuus: henkilötiedot suojataan tarkoituksenmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta tai lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
- Osoitusvelvollisuus: Yhtiö huolehtii tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja pystyy tarvittaessa osoittamaan tämän.
2. Keskeiset käsitteet
2.1 Rekisteröity
Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietoja Yhtiö käsittelee.
Yhtiö kerää vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia sen liiketoiminnan, asiakas- tai yhteistyösuhteiden, verkkopalvelujen, markkinoinnin, rekrytoinnin tai muiden tässä Tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten kannalta.
2.2 Henkilötiedot
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja.
2.3 Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, muuttamista, hakemista, käyttämistä, luovuttamista, yhdistämistä, säilyttämistä ja poistamista.
2.4 Suostumus
Suostumuksella tarkoitetaan vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä tahdonilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn tiettyä tarkoitusta varten.
2.5 Evästeet
Evästeet ovat verkkosivuston käyttäjän päätelaitteelle tallennettavia pieniä tietoja. Niiden avulla voidaan esimerkiksi varmistaa verkkosivuston toiminta, muistaa käyttäjän valintoja sekä käyttäjän antaman suostumuksen perusteella analysoida verkkosivuston käyttöä ja kohdentaa markkinointia.
Lisätietoja verkkosivuilla käytettävistä evästeistä löytyy Yhtiön evästekäytännöstä.
3. Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja voidaan saada seuraavista lähteistä:
3.1 Rekisteröidyltä itseltään
Tietoja saadaan esimerkiksi silloin, kun henkilö:
- ottaa yhteyttä Yhtiöön
- pyytää tarjousta tai lisätietoja
- ostaa tuotteita tai palveluita
- tekee sopimuksen Yhtiön kanssa
- jättää yhteydenottopyynnön
- osallistuu kampanjaan tai tapahtumaan
- tilaa uutiskirjeen
- hakee työpaikkaa
- asioi Yhtiön toimipisteessä tai huollossa.
3.2 Verkkosivuston käytön yhteydessä
Tietoja voidaan kerätä esimerkiksi verkkolomakkeiden, yhteydenottopyyntöjen ja evästeiden kautta.
3.3 Muista sallituista lähteistä
Henkilötietoja voidaan saada myös lain sallimissa rajoissa esimerkiksi yritys- ja viranomaisrekistereistä, luottotietopalveluista, yhteistyökumppaneilta sekä muista julkisista tai kaupallisista tietolähteistä.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Adampolis Finland Oy voi käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
| Käsittelyn tarkoitus | Käsiteltävät henkilötiedot | Oikeusperuste | Säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Markkinointi ja uutiskirjeet | Nimi, sähköposti, puhelinnumero, yritys, tehtävänimike sekä markkinointiin liittyvät valinnat | Suostumus ja soveltuvissa tilanteissa Yhtiön oikeutettu etu | Suostumuksen peruuttamiseen tai markkinoinnin vastustamiseen asti tai enintään Yhtiön määrittelemän säilytysajan |
| Yhtiön toiminnan viestintä ja markkinointi | Kuva, video, ääni, nimi, tehtävä, työnantaja ja työyhteystiedot | Oikeutettu etu ja tilanteesta riippuen suostumus | Niin kauan kuin käyttötarkoitus on voimassa tai suostumus peruutetaan |
| Asiakas- ja sopimussuhteiden hoitaminen | Nimi, yhteystiedot, yritys, tehtävä, sopimus-, ajoneuvo-, laskutus-, maksu- ja asiointitiedot | Sopimus, lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu | Sopimussuhteen ajan ja sen jälkeen sovellettavan lainsäädännön sekä Yhtiön säilytyskäytäntöjen mukaisesti |
| Tarjous- ja yhteydenottopyyntöjen käsittely | Nimi, yhteystiedot, yritys sekä viestin tai pyynnön sisältö | Sopimusta edeltävät toimenpiteet ja/tai oikeutettu etu | Pääsääntöisesti 1 vuosi asian käsittelystä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen |
| Rekrytointi | Nimi, yhteystiedot, CV, koulutus, työkokemus, osaaminen sekä hakijan toimittamat muut tiedot | Sopimusta edeltävät toimenpiteet ja hakijan suostumus silloin, kun sitä tarvitaan | Rekrytointiprosessin päättymiseen asti ja tämän jälkeen Yhtiön määrittelemän ajan; hakijapankissa erillisen suostumuksen perusteella |
| Työsuhteiden hallinnointi | Työntekijän henkilötiedot, yhteystiedot, työsuhde-, palkka-, pankki-, työaika-, poissaolo- ja muut tarpeelliset tiedot | Työsopimus ja lakisääteiset velvoitteet sekä tarvittaessa muu soveltuva käsittelyperuste | Suomen lainsäädännön mukaisten säilytysaikojen mukaisesti |
| Maksukyvyn ja luottokelpoisuuden arviointi | Tunniste-, yhteys- ja taloudelliset tiedot | Sopimusta edeltävät toimenpiteet, oikeutettu etu ja soveltuva lainsäädäntö | Käyttötarkoituksen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti |
| Oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen | Tunniste-, yhteys-, sopimus- ja tapahtumatiedot sekä muut asian käsittelyssä tarpeelliset tiedot | Oikeutettu etu ja lakisääteinen velvoite | Asian käsittelyn ja sovellettavien vanhentumisaikojen mukaisesti |
| Kameravalvonta | Kuva, ajankohta, sijainti, tapahtumatiedot ja mahdollinen ajoneuvon rekisteritunnus | Yhtiön oikeutettu etu ihmisten, omaisuuden ja toimitilojen suojaamiseen | [Tarkistettava Adampolis Finlandin todellinen säilytysaika] |
| Puhelutallenteet | Puhelinnumero, puhelun ajankohta ja kesto sekä keskustelun sisältö | Oikeutettu etu ja tilanteesta riippuen sopimuksen täytäntöönpano | [Tarkistettava, tallennetaanko Suomessa puheluita ja mikä on säilytysaika] |
| Verkkosivuston toiminta ja analytiikka | IP-osoite, laite- ja selaintiedot sekä verkkosivuston käyttötiedot | Välttämättömien toimintojen osalta soveltuva lainsäädännöllinen peruste; muiden evästeiden osalta suostumus | Evästekäytännössä määritellyn mukaisesti |
| Ilmoituskanavan ylläpito | Ilmoittajan ja muiden asiaan liittyvien henkilöiden tarpeelliset henkilötiedot sekä ilmoituksen sisältö | Lakisääteinen velvoite ja muu soveltuva oikeusperuste | Suomen ilmoittajansuojelulainsäädännön ja Yhtiön säilytyskäytännön mukaisesti |
5. Markkinointi
Yhtiöllä on tilejä ja sivuja esimerkiksi LinkedInissä, Facebookissa, Instagramissa ja muissa sosiaalisen median palveluissa.
Kun käyttäjä asioi näissä palveluissa, henkilötietoja käsittelevät myös kyseisten palvelujen tarjoajat omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Suosittelemme tutustumaan kunkin sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytäntöihin.
Uutiskirjeet ja suoramarkkinointi
Yhtiö voi käsitellä henkilötietoja tuotteitaan, palveluitaan, kampanjoitaan ja tapahtumiaan koskevaa markkinointiviestintää varten sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Markkinointiviestien vastaanottamisen voi lopettaa esimerkiksi viestissä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä Yhtiöön.
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovuttaminen
7.1
Yhtiö käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille tahoille silloin, kun luovuttaminen on tarpeen esimerkiksi sopimuksen toteuttamiseksi, lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun lainmukaisen käsittelyperusteen nojalla.
7.2
Henkilötietoja voidaan tarpeen mukaan luovuttaa tai jakaa Adampolis-konserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa, kun siihen on asianmukainen oikeusperuste ja tietojen jakaminen on tarpeellista esimerkiksi palveluiden tuottamiseksi, konsernin hallinnollisten toimintojen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
7.3
Yhtiö käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja Yhtiön puolesta. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:
- IT- ja pilvipalvelujen tarjoajat
- CRM- ja markkinointijärjestelmien toimittajat
- verkkosivusto- ja analytiikkapalvelujen tarjoajat
- maksuliikenne-, laskutus- ja kirjanpitopalvelujen tarjoajat
- rekrytointi- ja HR-palvelujen tarjoajat
- muut Yhtiön toiminnan kannalta tarpeelliset palveluntarjoajat.
Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä tietoja vain Yhtiön antamien ohjeiden ja sovellettavien sopimusten mukaisesti.
7.4
Yhtiö voi luovuttaa tietoja viranomaisille tai tuomioistuimille silloin, kun Yhtiöllä on siihen lakisääteinen velvollisuus tai muu lainmukainen peruste.
7.5
Yhtiö ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.
7.6 Henkilötietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Jos henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Yhtiö huolehtii siitä, että siirrolle on GDPR:n mukainen peruste ja että henkilötietojen suojaamisesta on huolehdittu asianmukaisin suojatoimin.
Lisäisin tämän kohdan Suomen versioon, vaikka vastaavaa kohtaa ei konsernitekstissä ole. Kansainvälisessä konsernissa ja pilvipalveluita käytettäessä asia on syytä käsitellä nimenomaisesti.
8. Alaikäisten henkilötiedot
Yhtiön palvelut on pääsääntöisesti tarkoitettu yritysasiakkaille ja täysi-ikäisille henkilöille.
Yhtiö ei tarkoituksellisesti kerää alaikäisten henkilötietoja ilman asianmukaista oikeusperustetta. Jos alaikäisen henkilötietojen käsittely on tarpeellista, siinä noudatetaan GDPR:ää, Suomen tietosuojalakia ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
9. Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen
9.1
Henkilötietoja säilytetään Yhtiön tietojärjestelmissä ja tarvittaessa fyysisissä asiakirjoissa.
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista sitä tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty, tai niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö edellyttää.
9.2
Asiakas- tai sopimussuhteen päättyminen ei välttämättä tarkoita kaikkien henkilötietojen välitöntä poistamista. Tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
9.3
Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
10. Evästeet
Yhtiön verkkosivustolla käytetään evästeitä ja vastaavia teknologioita.
Verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä teknologioita voidaan käyttää ilman erillistä valintaa silloin, kun sovellettava lainsäädäntö sen sallii. Muita esimerkiksi analytiikkaan ja markkinointiin käytettäviä evästeitä käytetään käyttäjän tekemien evästevalintojen perusteella.
Lisätietoja käytettävistä evästeistä, niiden tarkoituksista, palveluntarjoajista ja säilytysajoista annetaan Yhtiön evästekäytännössä.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojensa poistamista
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- saada toimittamansa henkilötiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu esimerkiksi Yhtiön oikeutettuun etuun
- peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
12. Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
12.1
Rekisteröity voi esittää oikeuksiaan koskevan pyynnön Adampolis Finland Oy:lle:
Sähköposti: bdar@adampolis.lt
Postiosoite: Adampolis Finland Oy / markkinointi, Kartanonherrantie 5, 02920 Espoo
Yhtiö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä, jos henkilöllisyyden varmistaminen on tarpeen henkilötietojen suojaamiseksi.
12.2
Yhtiö vastaa pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan GDPR:n sallimissa tilanteissa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.
12.3
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan itse tai asianmukaisesti valtuutetun edustajan välityksellä.
13. Rekisteröidyn antamien tietojen oikeellisuus
Rekisteröityä pyydetään ilmoittamaan Yhtiölle hänen toimittamiensa henkilötietojen olennaisista muutoksista, jotta Yhtiön hallussa olevat tiedot voidaan pitää oikeina ja ajantasaisina.
Yhtiö voi pyytää henkilöllisyyden todentamiseen tarvittavia lisätietoja silloin, kun se on tarpeen pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi ja muiden henkilöiden tietojen suojaamiseksi.
14. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Adampolis Finland Oy voi päivittää tätä Tietosuojaselostetta esimerkiksi toimintansa, palveluidensa, tietojärjestelmiensä tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen Tietosuojaseloste julkaistaan Adampolis Finland Oy:n verkkosivustolla.
Olennaisten muutosten yhteydessä Yhtiö voi tarvittaessa ilmoittaa muutoksista myös muilla tarkoituksenmukaisilla tavoilla.
Viimeksi päivitetty: 3.11.2026